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Cada vez mais, cresce no número de condomínios que contratam os serviços e instalação de portaria remota.

Com isso, surgem mais síndicos e moradores interessados em saber mais sobre essa tecnologia, principalmente sobre como funciona a central de monitoramento de portaria remota.

Para sua melhor compreensão, nós compilamos esse guia de informações sobre como é o dia-a-dia na central de portaria virtual e como ela funciona, na prática.

Vamos lá?

Introdução: o que é portaria remota?

Portaria remota é também conhecida por diversos nomes: portaria virtual, portaria inteligente, acesso digital, acesso remoto, portaria autônoma e outros.

Todos esses nomes se referem à tecnologia que vem cada vez mais fazendo parte da rotina dos moradores, funcionários e visitantes dos edifícios, trazendo mais segurança e praticidade às suas vidas.

Em poucas palavras, a portaria remota é um serviço de liberação de acesso de moradores, sem o porteiro presencial, uma vez que este ficará alocado em uma central de monitoramento blindada e segura.

Já elaboramos uma matéria sobre o que é portaria remota e suas principais características, que você pode conferir neste link,

Caso você seja um síndico e busca por alternativas inovadoras de segurança e diminuição de custos para seu caixa, a portaria remota ou inteligente, de fato, pode ser sua aliada nesta empreitada.

Portanto, lembre-se, é muito importante entender como a portaria remota funciona e realizar assembleias para a discussão e votação sobre a implantação dessa tecnologia.

Como já explicado brevemente acima, o serviço de portaria virtual é prestado através de uma central de monitoramento.

Abaixo, você pode conferir como funciona a central de portaria remota.

A central de monitoramento de portaria remota

A central de monitoramento de portaria remota é o espaço dedicado ao acompanhamento dos serviços e equipamentos implementados de algum sistema.

Entender o seu conceito é o principal passo para compreender como a central de portaria remota funciona.

A partir daí, podemos continuar para entender como esse serviço funciona, na prática.

O dia a dia na central de monitoramento

Na central da Minha Portaria, as observações dos condomínios e dos respectivos acessos são constantes, sendo realizadas por 24 horas, em todos os dias da semana.

O diretor de operações, Walter Uvo, 40, dá mais detalhes sobre como funciona a central de monitoramento de portaria remota:

“O monitoramento começa com a instalação do circuito fechado de televisão, ou seja, as câmeras, ou, CFTV. Elas são instaladas de maneira estratégica, alocadas nos principais pontos de acesso do condomínio”, revela.

O serviço de portaria remota da Minha Portaria é realizado com base em 5 pilares tecnológicos. 

Em resumo, eles são divididos em: CFTV, que acabamos de comentar, central de alarmes, interfonia, controle de portões e alarme perimetral.

Esses itens permitem monitorar remotamente o que acontece nas instalações do condomínio, em tempo real, e comandar os dispositivos que forem necessários.

Os pilares tecnológicos da portaria remota são necessários na central de atendimento?

Sim, todos eles são necessários!

Lembre-se que, quando se fala em funcionamento da central de monitoramento de portaria virtual, está se falando, também, sobre equipamentos e tecnologia de ponta, que vão suportar toda a operação.

Fernando Leon, 31, coordenador operacional da Minha Portaria, afirma que, durante a instalação de qualquer serviço, inclusive de portaria remota, um estudo e uma vistoria técnica são realizados realizados no condomínio.

Dessa maneira, busca-se reaproveitar os equipamentos dos 5 pilares que o condomínio talvez já possua e que sejam compatíveis com o sistema da empresa. 

Assim, o objetivo é que as melhorias no condomínio ocorram de forma prática, com uma instalação mais rápida.

Em contrapartida, segundo o Leon, para casos de equipamentos que não são compatíveis, é apresentada uma proposta de substituição.

Somente após o aceite e a assinatura do contrato com o condomínio e o síndico é que é iniciada instalação da operação de portaria remota e é realizada a vinculação com a central de monitoramento.

A central de portaria remota da MinhaPortaria.Com

A central de portaria remota da MinhaPortaria.Com é composta por um time experiente, sempre à sua disposição.

Fernando Leon declara que, na central de monitoramento de portaria remota, os operadores são divididos em grupos.

“Aqui, na central da Minha Portaria, temos os atendentes, os atendentes avançados, o time de apoio, os coaches e os líderes. Em síntese, são 90 operadores prontos para dar todo o apoio e suporte necessário aos condôminos”, diz.

A organização dos setores da central de monitoramento

Para que toda a operação da central de portaria remota da MinhaPortaria funcione de forma efetiva, durante o ano todo, é necessário que haja uma organização nas equipes e setores.

Desta forma, Leon explica:

“Na nossa central de monitoramento, temos 9 setores. Nesses setores, temos células iniciantes, células de risco, células de atendimento, células de contingência, de coaches e de monitoramento, a célula de pânico, a de suporte técnico e a líder do plantão. Juntos, todos fazem a engrenagem da central de portaria remota funcionar”.

A partir dessa divisão de setores, é interessante compreender como alguma dessas células da central de portaria remota funciona. Confira a seguir!

As células da central de monitoramento de portaria remota

Assim sendo, Walter Uvo, Diretor da MinhaPortaria.Com, conta que as ligações, prioritariamente, são direcionadas para o operador responsável pelo atendimento. 

Se o operador em questão estiver ocupado, a ligação será transbordada para algum operador da sua rua de atendimento; e se a rua também estiver toda ocupada, a ligação será direcionada para outras células dentro da central de monitoramento.

As células de atendimento são responsáveis por atender condomínios “normais”, ou seja, condomínios com mais de 3 meses de experiência com portaria remota e condomínios mais experientes.

Também existe a célula de atendimento para a rua “D”, que são utilizadas para atender condomínios iniciantes e condomínios de alto risco, que já passaram por alguma situação de pânico.

Vale destacar que, para atender os condomínios da rua “D”, os operadores da central de portaria remota são mais experientes e sabem lidar com as situações postas à sua frente.

No caso das células de contingência, estas são responsáveis por atender todo o transbordo de ligações da operação (quando as todas as outras células estão ocupadas) e os demais canais de atendimento, como Whatsapp, e-mails e 0800.

Também existem na central de monitoramento as células de tratamento de ocorrências, também chamada de suporte técnico.

Nesta célula, são direcionadas as ocorrências operacionais, de suporte técnico interno e verificações em geral, sejam elas solicitadas por moradores ou síndicos.

Outra célula muito importante na central de portaria remota é a da líder do plantão, que é responsável por toda a organização da equipe, revisão das escalas dos operadores e cuida das tratativas com os moradores.

Com relação à célula de pânico, os operadores de portaria remota que nela estão alocados vão lidar com todas as situações envolvendo disparo de alarmes e botões de pânico, bem como ocorrências de portas abertas, portas violadas, incêndios, entre outras.

Ainda, destacamos a célula de coaching operacional, também muito importante para toda a operação da central de monitoramento.

O funcionário responsável por esta célula deve realizar o treinamento dos operadores de portaria remota, auditorias nos atendimentos e revisar processos e procedimentos.

Em relação aos protocolos da equipe da central de monitoramento da portaria remota, Fernando Leon, coordenador operacional da MinhaPortaria.Com reitera que, embora cada operador tenha sua célula específica, todos devem ficar atentos para ocorrências como portas e portões abertos, portas violadas e anormalidades com cercas elétricas. 

Além disso, o profissional recomenda a equipe sempre realizar checagem visual e audível para com os visitantes. Por consequência, também adverte que, sempre quando necessário, não hesitar em chamar as autoridades.

Os painéis da central de portaria remota

Além de toda a organização das células de atendimento e do treinamento dos operadores de portaria remota, a central de monitoramento também conta com diversos painéis multimídia e informativos, em tempo real, sobre toda a operação.

Walter Uvo explica que algumas das funções desses painéis são verificar o tempo médio de atendimento, a distribuição dos condomínios, as filas de atendimento e as ocorrências operacionais.

Dentro deles, é possível verificar o volume de atendimentos diários e mensais, bem como se há alguma célula que está sobrecarregada com atendimentos.

Com relação ao painel de ocorrências, nele é possível verificar todas as situações em aberto. 

A partir daí, os operadores da central de monitoramento devem tratar as ocorrências em até duas horas. 

Se ela não for tratada neste prazo, ela ficará na cor laranja, e, se passar de 4 horas, ela ficará vermelha, indicando um alto grau de urgência para esse atendimento.

Existe, ainda, na central de portaria remota, o painel responsável por mostrar os atendimentos técnicos dos condomínios, ou seja, há um acompanhamento de todas as centrais de alarme, DVR, biometrias, links de internet, gestão de ramais, etc.

Em outras palavras, tudo o que está em funcionamento no estabelecimento do cliente é monitorado em tempo real pela central de portaria virtual.

A segurança na central de portaria remota

Outro ponto importante para compreender como funciona a central de monitoramento de portaria remota é com relação à segurança das instalações.

No caso da MinhaPortaria.Com, nós somos uma das únicas empresas de portaria remota certificada pela ABESE – Associação Brasileira das Empresas de Sistemas Eletrônicos de Segurança.

Isso quer dizer que, com o selo de qualidade da ABESE, toda nossa operação, desde a central de portaria até a instalação da tecnologia nos condomínios, deve atender padrões e protocolos de segurança de forma rigorosa, a fim de alcançar um serviço de qualidade e seguro para todos os envolvidos.

Por isso, uma das dicas que nós damos para quem está interessado em contratar o serviço de portaria remota é verificar se a empresa escolhida possui as certificações da ABESE.

Somente assim você consegue ter uma garantia de que a tecnologia implantada e a central de monitoramento irão funcionar plenamente e com segurança.

A popularização dos serviços de controle de acesso digital

A central de monitoramento de portaria remota funciona como uma forma de prevenção a invasões e rendições. 

Nela, alocam-se profissionais qualificados, sempre à disposição do bem-estar e conforto dos moradores, funcionários e visitantes. 

Certamente, esse é um dos principais motivos pelo qual a portaria remota vem crescendo no país. 

Em suma, a portaria virtual desempenha um papel prático, tornando rotinas mais tranquilas e gerando confiança.

“A mídia também vem ajudando bastante na popularização do segmento. Cada vez mais exemplos de condomínios que obtiveram êxito na segurança e em outros aspectos devido à implementação de portaria remota são mostrados, fazendo síndicos e moradores conhecerem novos meios e tecnologias que até então não tinham conhecimento”, conta Fernando Leon.

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